Een goede afspraakherinnering scheelt direct lege plekken in je agenda. Bekijk voorbeeldteksten voor e-mail en hoe je het juiste moment kiest om te herinneren.
De meeste no-shows ontstaan doordat de klant de afspraak vergeet, zelden uit onwil. Een korte afspraakherinnering op het juiste moment lost dat grotendeels op. In dit artikel lees je wanneer je het beste herinnert, en krijg je voorbeeldteksten die je meteen kunt gebruiken.
Tussen het moment van boeken en de afspraak zelf zit meer tijd dan je denkt. In onze cijfers uit 4.090 salonboekingen boekten klanten typisch 11,5 dagen vooruit, en bij de helft van de salons boekte 65% of meer minstens een week van tevoren. In die tijd verandert er van alles in iemands agenda. Een vriendelijke herinnering brengt de afspraak weer top of mind en geeft de klant de kans om op tijd te verzetten als het niet uitkomt, zodat jij die plek opnieuw kunt vullen.
De ideale timing verschilt per bedrijf. Bij veel servicebedrijven werkt een herinnering 24 uur vooraf het best.
Onderwerp: Herinnering: je afspraak bij [Bedrijfsnaam] is morgen
Hoi [voornaam],
Kleine herinnering: morgen om 14:00 staat je afspraak voor *knippen en föhnen* bij Sofie.
Lukt het toch niet? Laat het ons even weten via de link, dan geven we je plek vrij.
Tot morgen!
Team [Bedrijfsnaam]
Hoi [voornaam]! Herinnering: morgen 14:00 je afspraak bij [Bedrijfsnaam]. Niet kunnen? Verzet hem via [link]. Tot morgen!
Eén of twee zinnen is genoeg. De klant heeft alleen de kern nodig.
Een directe link om te verzetten of annuleren voorkomt dat iemand gewoon niet komt opdagen. Stel hierbij duidelijke annuleringsvoorwaarden in.
De herinnering werkt het sterkst als de klant bij het boeken al een goede afspraakbevestiging kreeg.
Voor dure of lange behandelingen voorkom je no-shows extra effectief met een aanbetaling. Meer daarover lees je in ons artikel over minder no-shows.
Met RocketPlanner stel je herinneringen één keer in en gaan ze daarna automatisch de deur uit, op het door jou gekozen moment. Klanten kunnen direct vanuit de herinnering verzetten of annuleren. Bekijk de communicatiefuncties of probeer het online afsprakensysteem gratis.